Kepala Dispusip DKI Jakarta, Firmansyah mengatakan, evaluasi pengawasan kearsipan ini merupakan kegiatan tahunan untuk mendukung terciptanya tertib administrasi kearsipan, menjamin keseragaman dalam penyelenggaraan kearsipan, dan meningkatkan pemahaman terhadap pentingnya kearsipan sesuai dengan peraturan berlaku.
"Kegiatan ini sangat penting untuk BUMD sebagai organisasi atau lembaga yang terlibat dalam pembangunan di DKI Jakarta. Arsip bukan hanya sebagai administrasi, tetapi juga bisa menjadi sumber informasi kepada masyarakat," ujarnya, di lokasi acar, Candi Bentar hall, Putri Duyung Cottage, Ancol, Jakarta Utara, Kamis (15/8).
Ia mencontohkan, seperti halnya Taman Impian Jaya Ancol yang mempunyai perjalanan arsip panjang dan banyak masyarakat belum mengetahui asal-usul sejarahnya. Untuk itu, kearsipan ini penting untuk mengetahui perkembangan suatu organisasi dari era ke era.
"Apabila arsip terkoleksi dan terpelihara dengan baik, maka akan menjadi sumber autentik dan terpercaya bagi masyarakat Jakarta maupun dunia," terangnya.
Firmansyah menjelaskan, dari hasil evaluasi ini nantinya akan ada penilaian penyelenggaraan kearsipan. Penilaian pada BUMD dan perusahaan ini sudah ada kategorinya yang telah ditentukan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Ia berharap, setiap BUMD dan perusahaan di DKI Jakarta harus memiliki struktur organisasi yang mengelola kearsipan. Sehingga, ketika dibutuhkan mudah dicari, serta dapat diinformasikan.
"Gagasan kami ke depan akan ada pameran arsip dari BUMD dan perusahaan. Ini bisa sebagai sumber informasi kepada masyarakat karena masing-masing BUMD mempunyai karakteristik tersendiri," bebernya.
Kepala Bidang Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan Dispusip DKI Jakarta, Widya Indra Rosiana menambahkan, kegiatan evaluasi pengawasan kearsipan ini diikuti 40 peserta yang terdiri dari 13 BUMD dan sembilan perusahaan yang ada di DKI Jakarta.
Kegiatan ini menghadirkan dua narasumber berkompeten yakni, Kepala Pusat Pengawasan dan Akreditasi Kearsipan ANRI, Zita Asih Suprastiwi dan Direktur Kearsipan Daerah II ANRI, Wawan.
"Kami berharap, dari kegiatan evaluasi ini tata kelola kearsipan dari BUMD dan perusahaan dapat semakin membaik, menjadi informasi yang akurat dan bahan sejarah autentik," ungkapnya.
Sementara itu, SVP Corporate Secretary dan Investor Relation PT Pembangunan Jaya Ancol Tbk (PJAA), Agung Praptono menyampaikan, perusahaan tiap tahun terus melakukan perbaikan dan pengembangan terkait tertib administrasi kearsipan.
PT Pembangunan Jaya Ancol Tbk juga telah membentuk divisi (departemen) untuk mengurus kearsipan. Tujuannya, agar arsip-arsip dari setiap divisi dapat tersusun dan terkoleksi dengan baik dan rapi.
"Melalui pelatihan, evaluasi, penilaian dan sebagainya, saat ini kearsipan kami terus membaik. Kami berharap dengan arsip yang baik ini dapat menjadi sumber informasi kepada masyarakat secara luas," tandasnya.