Layanan Arsip Statis

Layanan arsip statis adalah layanan kearsipan yang diberikan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta kepada SKPD/lembaga/institusi, perusahaan, maupun masyarakat yang membutuhkan arsip statis, diantaranya Instruksi Gubernur, Keputusan Gubernur, dan sebagainya.

Alur Permohonan Arsip Statis adalah sebagai berikut.

  1. Mendapatkan surat permohonan dari instansi terkait (Biro Hukum untuk arsip peraturan).
  2. Surat permohonan diserahkan ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta secara langsung atau melalui Email/WhatsApp.
  3. Tunggu 1 – 2 hari.
    *Setelah tunggu 1-2 hari, hubungi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta ke WhatsApp 089508038572
  4. Mendapatkan jawaban dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta : tersimpan dan tidak tersimpan.
  5. Pemohon mendapatkan arsip yang dibutuhkan jika tersimpan dan surat jawaban jika tidak tersimpan.
    *Catatan: Pengambilan arsip yang diwakili oleh orang lain harus membawa KTP dan Surat Kuasa.

*Layanan arsip statis tidak dipungut biaya apapun.


Layanan Konsultasi Arsip

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta memberikan layanan konsultasi kepada masyarakat berupa pemberian informasi, petunjuk, atau pertimbangan dalam suatu penyelesaian hal-hal yang berkaitan dengan kearsipan. Layanan konsultasi kearsipan dapat dilakukan dengan datang langsung ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta, melalui surat permohonan, ataupun menghubungi telp/email/Whatsapp.

Thumbnnail Monitoring , Asistensi dan Pengawasan Kearsipan di UP PMPTSP Kota Adminstrasi Jakarta Timur tanggal 25 April 2024 #1
Thumbnnail Monitoring , Asistensi dan Pengawasan Kearsipan di UP PMPTSP Kota Adminstrasi Jakarta Timur tanggal 25 April 2024 #2
Thumbnnail Monitoring , Asistensi dan Pengawasan Kearsipan di UP PMPTSP Kota Adminstrasi Jakarta Timur tanggal 25 April 2024 #3
Thumbnnail Monitoring , Asistensi dan Pengawasan Kearsipan di UP PMPTSP Kota Adminstrasi Jakarta Timur tanggal 25 April 2024 #4
Thumbnnail Monitoring , Asistensi dan Pengawasan Kearsipan di Suku Dinas Kebudayaan Kota Adminstrasi Jakarta Timur tanggal 24 April 2024 #1
Thumbnnail Monitoring , Asistensi dan Pengawasan Kearsipan di Suku Dinas Kebudayaan Kota Adminstrasi Jakarta Timur tanggal 24 April 2024 #2
Thumbnnail Monitoring , Asistensi dan Pengawasan Kearsipan di Suku Dinas Kebudayaan Kota Adminstrasi Jakarta Timur tanggal 24 April 2024 #3
Thumbnnail Monitoring , Asistensi dan Pengawasan Kearsipan di Suku Dinas Kebudayaan Kota Adminstrasi Jakarta Timur tanggal 24 April 2024 #4
Thumbnnail Bimbingan Teknis Pengelolaan Arsip Dinamis Tahun 2024 #1
Thumbnnail Bimbingan Teknis Pengelolaan Arsip Dinamis Tahun 2024 #2
Thumbnnail Bimbingan Teknis Pengelolaan Arsip Dinamis Tahun 2024 #3
Thumbnnail Bimbingan Teknis Pengelolaan Arsip Dinamis Tahun 2024 #4
Thumbnnail Optimalisasi Pengelolaan Kearsipan pada Unit Perangkat Daerah : Peningkatan Pemahaman Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis Serta Jadwal Retensi Arsip Tahun 2024 #1
Thumbnnail Optimalisasi Pengelolaan Kearsipan pada Unit Perangkat Daerah : Peningkatan Pemahaman Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis Serta Jadwal Retensi Arsip Tahun 2024 #2
Thumbnnail Optimalisasi Pengelolaan Kearsipan pada Unit Perangkat Daerah : Peningkatan Pemahaman Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis Serta Jadwal Retensi Arsip Tahun 2024 #3
Thumbnnail Optimalisasi Pengelolaan Kearsipan pada Unit Perangkat Daerah : Peningkatan Pemahaman Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis Serta Jadwal Retensi Arsip Tahun 2024 #4

Layanan Arsip Keluarga (LASIGA)

Jenis Layanan Arsip Keluarga sebagai berikut:

  1. Sosialisasi atau bimbingan teknis
    Layanan yang diberikan kepada masyarakat dalam bentuk sosialisasi terkait jenis arsip, tata cara penyimpanan dan penyelamatan arsip individu dan keluarga.
  2. Layanan restorasi arsip
    Layanan yang diberikan kepada masyarakat berupa perbaikan arsip masyarakat yang mengalami kerusakan akibat bencana berupa banjir, kebakaran, dan faktor kerusakan karena penuaan media arsip.
  3. Layanan alih media/digitalisasi arsip
    Layanan yang diberikan kepada masyarakat berupa pengalihan media dari arsip dari satu media ke media lainnya, seperti pengalihan dari media kertas menjadi PDF atau Gambar.

LASIGA dilakukan dengan mendatangi daerah yang rawan bencana dan daerah yang baru saja mendapatkan bencana seperti kebakaran dan banjir. Selain itu, masyarakat dapat datang langsung ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta.

Persyaratan LASIGA sebagai berikut:

  1. Keluarga atau perseorangan yang berdomisili di wilayah Daerah Khusus Ibukota Jakarta, tidak termasuk lembaga Negara, pemerintah, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan.
  2. Arsip yang diperbaiki dan didigitalisasi merupakan arsip kertas.
  3. Masyarakat menyerahkan langsung arsip yang ingin proses kepada petugas.
  4. Masyarakat pengguna LASIGA wajib mengikuti peraturan yang ditetapkan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan serta Suku Dinas Kota Administrasi.
  5. Masyarakat mengambil langsung arsip yang telah selesai

Thumbnnail Pelaksanaan Layanan Arsip Keluarga (Restorasi dan Digitalisasi Arsip Keluarga/LASIGA) di Kelurahan Jatinegara 24-25 Juni 2024 #1
Thumbnnail Pelaksanaan Layanan Arsip Keluarga (Restorasi dan Digitalisasi Arsip Keluarga/LASIGA) di Kelurahan Jatinegara 24-25 Juni 2024 #2
Thumbnnail Pelaksanaan Layanan Arsip Keluarga (Restorasi dan Digitalisasi Arsip Keluarga/LASIGA) di Kelurahan Jatinegara 24-25 Juni 2024 #3
Thumbnnail Pelaksanaan Layanan Arsip Keluarga (Restorasi dan Digitalisasi Arsip Keluarga/LASIGA) di Kelurahan Jatinegara 24-25 Juni 2024 #4
Thumbnnail Pelaksanaan Layanan Arsip Keluarga (Restorasi dan Digitalisasi Arsip Keluarga / LASIGA) di Kelurahan Cilangkap tanggal 26-27 Juni 2024 #1
Thumbnnail Pelaksanaan Layanan Arsip Keluarga (Restorasi dan Digitalisasi Arsip Keluarga / LASIGA) di Kelurahan Cilangkap tanggal 26-27 Juni 2024 #2
Thumbnnail Pelaksanaan Layanan Arsip Keluarga (Restorasi dan Digitalisasi Arsip Keluarga / LASIGA) di Kelurahan Cilangkap tanggal 26-27 Juni 2024 #3
Thumbnnail Pelaksanaan Layanan Arsip Keluarga (Restorasi dan Digitalisasi Arsip Keluarga / LASIGA) di Kelurahan Cilangkap tanggal 26-27 Juni 2024 #4

Kunjungan Kearsipan

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta memberikan layanan kunjungan kearsipan kepada sekolah atau universitas, untuk melihat pengelolaan arsip secara langsung dalam rangka meningkatkan pengetahuan terkait bidang kearsipan.

Persyaratan kunjungan kearsipan:

  1. Sekolah atau kampus bersurat kepada Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta.
  2. Dinas Peprustakaan dan Kearsipan memberikan jawaban terkait kunjungan kepada pihak sekolah/kampus.
  3. Siswa/mahasiswa melakukan kunjungan ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta sesuai jadwal yang telah ditentukan.


Layanan Arsip IMB

Sesuai dengan Berita Acara Penyerahan Arsip Vital Nomor: 940/-074, dengan ini disampaikan bahwa Arsip IMB telah diserahkan dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta kepada Dinas Cipta Karya, Tata Ruang dan Pertanahan (DCKTRP). Selanjutnya, untuk Layanan Arsip IMB, diantaranya pengurusan legalisir dan salinan arsip IMB menjadi wewenang DCKTRP. Layanan Arsip IMB dapat menghubungi nomor WhatsApp 0821-2345-9528. Prosedur lebih lengkap dapat dilihat melalui link berikut ini.


Arsip Bermakna
Frequently Asked Questions :
  1. Pengelolaan Arsip Dinamis
  2. Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutan Arsip.

    (Peraturan Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 4 Tahun 2017 Tentang Kearsipan Daerah Pasal 1 ayat (33))

    • Arsip aktif adalah yang frekuensi penggunaan tinggi/atau terus menerus.
    • Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
    • Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional perangkat daerah, tidak dapat diperbaharui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
    (Peraturan Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 4 Tahun 2017 Tentang Kearsipan Daerah Pasal 1 ayat (2) huruf a, b dan c)

    • Penciptaan Arsip
    • Penggunaan Arsip
    • Pemeliharaan Arsip
    • Penyusutan Arsip
    (Peraturan Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 79 Tahun 2018 tentang Pegelolaan Arsip Dinamis Pasal 4 ayat (1) huruf a, b, c dan d)

    • Arsip kepemilikan tanah seperti arsip aset, sertifikat tanah
    • Yang menjamin kelangsungan operasional kegiatan instansi, seperti MoU, kontrak kerja.
    • Kebijakan instansi yang strategis, seperti hak cipta, copy right, lisensi.
    • Keberadaan instansi, akte pendirian instansi, blueprint, rancang bangun, struktur organisasi.
    • Bukti kepemilikan barang instansi, seperti kendaraan.
    (Paparan Materi dari Arsip Nasional Republik Indonesia)

    • Penduplikasian
    • Pemencaran (dispersial)
    • Penyimpanan khusus (Vaulting)
    (Peraturan Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 100 Tahun 2018 Tentang Program Arsip Vital Pasal 14 Ayat (2) huruf a, b, dan c)

    • Pembuatan Arsip, harus diregistrasi, didistribusi dengan pengendalian
    • Penerimaan Arsip, harus diregistrasi penerima dan distribusi ke unit pengolah dengan pengendalian
    (Peraturan Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 4 Tahun 2017 Tentang Kearsipan Daerah Pasal 17,18, 19 dan Pasal 20)

    • Penggunaan Arsip diperuntukan bagi kepentingan Pemerintahan Daerah dan masyarakat sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
    • Penggunaan Arsip sebagaimana dimaksud diatas yaitu pengguna yang berhak dilaksanakan berdasarkan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.
    • Penggunaan arsip bagi kepentingan masyarakat melalui mekanisme PPID.
    • Penggunaan Arsip bagi kepentingan Pemerintah Daerah dilakukan melalui mekanisme internal pada tiap perangkat daerah.
    (Peraturan Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 79 Tahun 2018 tentang Pegelolaan Arsip Dinamis Pasal 17 dan Pasal 18)

    Pemeliharaan arsip dinamis terdiri dari pemeliharaan Arsip vital, Arsip aktif dan arsip inaktif baik yang termasuk dalam kategori arsip terjaga maupun arsip umum. Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan

    • Pemberkasan dan penyimpanan Arsip Aktif.
    • Penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif.
    • Ahli media Arsip.
    (Peraturan Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 79 Tahun 2018 tentang Pegelolaan Arsip Dinamis Pasal 19 Ayat (2) huruf a, b dan c)

    Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja

    (Peraturan Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 79 Tahun 2018 tentang Pegelolaan Arsip Dinamis Pasal 1 Ayat (22))

    Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan penyerahan arsip statis kepada Lembaga Kearsipan. Penyusutan arsip melalui kegiatan:

    • Pemindahan Arsip Inaktif
    • Pemusnahan Arsip dan
    • Penyerahan Arsip Statis
    (Peraturan Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 79 Tahun 2018 tentang Pegelolaan Arsip Dinamis Pasal 1 Ayat (23) dan Pasal 35 huruf a, b dan c)

    • Pemindahan Arsip Inaktif yang memiliki jangka waktu simpan di bawah 10 tahun berdasarkan JRA dilakukan dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan pada tiap Perangkat Daerah.
    • Pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi paling sedikit 10 tahun berdasarkan JRA dilakukan dari Unit Kearsipan ke Lembaga Kearsipan.
    • Pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan perangkat daerah menjadi tanggung jawab Pimpinan Unit Pengolah.
    • Pemindahan Arsip Inaktif dari Perangkat Daerah ke Perangkat Daerah bidang Kearsipan menjadi tanggung jawab Pimpinan Perangkat Daerah.
    • Kegiatan pemindahan Arsip Inaktif dilakukan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
    (Peraturan Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 79 Tahun 2018 tentang Pegelolaan Arsip Dinamis Pasal 36 huruf a dan b, Pasal 37 Ayat (1), (2) dan Pasal 38)

    1. Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang :
      • Tidak memiliki nilai guna
      • Telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA
      • Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang dan
      • Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara
    2. Pelaksanaan pemusnahan arsip dilakukan berdasarkan :
      • Prosedur pembentukan panitia penilai arsip
      • Penyeleksian arsip
      • Pembuatan daftar arsip usul musnah
      • Penilaian arsip
      • Permintaan persetujuan pemusnahan
      • Penetapan arsip yang akan dimusnahkan dan
      • Pelaksanaan pemusnahan arsip
    3. Pemusnahan arsip yang memiliki retensi dibawah 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh pimpinan perangkat daerah setelah mendapat :
      • Pertimbangan tertulis dari Panitia Penilaian Arsip dan
      • Persetujuan tertulis dari Gubernur
    4. Pelaksanaan pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud diatas menjadi tanggung jawab Unit Kearsipan pada Perangkat Daerah
    5. Pemusnahan arsip yang memiliki jangka waktu simpan paling sedikit 10 (sepuluh) tahun ditetapkan dengan Keputusan gubernur setelah mendapat :
      • Pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip dan
      • Persetujuan tertulis dari Kepala ANRI
    6. Pelaksanaan pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud diatas menjadi tanggung jawab Lembaga Kearsipan
    7. Panitia penilai arsip paling sedikit harus memenuhi unsur :
      • Pimpinan Unit Kearsipan
      • Inspektorat
      • Perangkat Daerah Urusan Kearsipan
      • Biro Hukum
      • Arsiparis
    8. Ketentuan mengenai pemusnahan arsip berlaku secara mutatis mutandis bagi BUMND organisasi kemasyarakat dan perusahaan swasta yang kegiatannya dibiayai dengan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD)
    (Peraturan Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 79 Tahun 2018 tentang Pegelolaan Arsip Dinamis Pasal 39, 40, 41, 42, 43, dan Pasal 44)

    1. Penyerahan Arsip statis kepada Lembaga Kearsipan wajib dilaksanakan oleh :
      • Perangkat Daerah
      • BUMD, organisasi kemasyarakatan dan perusahaan swasta yang kegiatannya dibiayai dengan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD).
    2. Penyerahan Arsip statis dilakukan terhadap arsip yang :
      • Memiliki nilai guna kesejarahan
      • Telah habis retensinya dan/atau
      • Berketerangan dipermanenkan sesuai JRA
    3. Prosedur penyerahan Arsip Statis dilakukan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.
    (Peraturan Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 79 Tahun 2018 tentang Pegelolaan Arsip Dinamis Pasal 45, 46, dan Pasal 47)

    Anda dapat mengunduh formulir pengisian daftar berkas disini

    (Peraturan Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 79 Tahun 2018 tentang Pegelolaan Arsip Dinamis Format 1 dan Format 2)
  3. Instrumen yang digunakan dalam pengelolaan Arsip Dinamis
  4. Tata Naskah Dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan, jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengelolaan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. Sistematika pedoman Tata Naskah Dinas meliputi :

    • Maksud, Tujuan, Prinsip dan Ruang Lingkup
    • Penyelenggaraan
    • Bentuk dan susunan Naskah Dinas Arahan
    • Bentuk dan susunan Naskah Dinas Korespondesi
    • Bentuk dan sususan Naskah Dinas Khusus
    • Bentuk dan susunan Naskah Dinas Lainnya
    • Penggunaan dan kewenangan atas nama, untuk beliau, untuk perhatian, pelaksana tugas dan pelaksana harian
    • Penulisan nama, pemarafan, penandatanganan dan penggunaan tinta untuk Naskah Dinas
    • Penomoran Naskah Dinas
    • Stempel
    • Kop Naskah Dinas
    • Papan Nama
    • Logo
    • Pembinaan
    (Peraturan Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 99 Tahun 2021 Pasal 1 Ayat (3) dan Pasal 2 Ayat (1))

    • Terbuka (tidak menimbulkan dampak terhadap organisasi)
    • Terbatas:
      • apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan tugas dan fungsi Lembaga pemerintahan
      • Memiliki dampak yang mengganggu kinerja OPD
    • Biasa/terbuka (tidak mengganggu kinerja perangkat daerah)
    • Rahasia bersifat rahasia
    (Keputusan Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 737 Tahun 2022 Tentang Sistem Klasifikasi Keamanan Dan Akses Arsip Dinamis)

    • Internal Instansi
      • Pimpinan
      • Pengawas Internal/inspektorat
      • Pegawai biasa
    • External Instansi
      • Penegak hukum
      • Pengawasan eksternal
      • Publik
    (Paparan Materi dari Arsip Nasional Republik Indonesia)

    Kode dan jenis klasifikasi arsip merupakan tanda pengenal urusan sesuai fungsi dan tugas Unit Kerja, dasar pemberkasan, penataan arsip dan acuan bagi Unit Pengelola dan Unit Kearsipan Pencipta Arsip dalam mengelola Arsip Dinamis untuk membantu menyusun tata letak identitas arsip yang terdiri dari :

    • Sistem kode klasifikasi berdasarkan urusan primer, sekunder dan tersier
    • Susunan kode menggunakan alfanumerik dengan menggabungkan antara alfabet dan numerik
    • Urusan premier dengan kode alfabet berdasarkan dua huruf
    • Urusan sekunder berdasarkan numerik berdasarkan dua nomor dan
    • Urusan tersier berdasarkan numerik dan menjadi satu kesatuan kode klasifikasi arsip
    (Keputusan Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 1598 Tahun 2021 Tentang Klasifikasi Arsip)

    Jadwal Retensi Arsip selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan yang dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip yang dimusnahkan, dinilai Kembali dan atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip

    (Peraturan Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 79 Tahun 2018 tentang Pegelolaan Arsip Dinamis Pasal 1 Ayat (24))

*Untuk informasi lebih lanjut mengenai hal-hal yang tidak tercantum dalam FAQ, silakan menghubungi seksikearsipanjaktim@gmail.com. Estimasi waktu untuk menjawab pertanyaan adalah 2x24 jam (2 hari) pada hari kerja.


Video Tutorial