Layanan arsip statis adalah layanan kearsipan yang diberikan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta kepada SKPD/lembaga/institusi, perusahaan, maupun masyarakat yang membutuhkan arsip statis, diantaranya Instruksi Gubernur, Keputusan Gubernur, dan sebagainya.
Alur Permohonan Arsip Statis adalah sebagai berikut.
*Layanan arsip statis tidak dipungut biaya apapun.
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta memberikan layanan konsultasi kepada masyarakat berupa pemberian informasi, petunjuk, atau pertimbangan dalam suatu penyelesaian hal-hal yang berkaitan dengan kearsipan. Layanan konsultasi kearsipan dapat dilakukan dengan datang langsung ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta, melalui surat permohonan, ataupun menghubungi telp/email/Whatsapp.
Jenis Layanan Arsip Keluarga sebagai berikut:
LASIGA dilakukan dengan mendatangi daerah yang rawan bencana dan daerah yang baru saja mendapatkan bencana seperti kebakaran dan banjir. Selain itu, masyarakat dapat datang langsung ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta.
Persyaratan LASIGA sebagai berikut:
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta memberikan layanan kunjungan kearsipan kepada sekolah atau universitas, untuk melihat pengelolaan arsip secara langsung dalam rangka meningkatkan pengetahuan terkait bidang kearsipan.
Persyaratan kunjungan kearsipan:
Sesuai dengan Berita Acara Penyerahan Arsip Vital Nomor: 940/-074, dengan ini disampaikan bahwa Arsip IMB telah diserahkan dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta kepada Dinas Cipta Karya, Tata Ruang dan Pertanahan (DCKTRP). Selanjutnya, untuk Layanan Arsip IMB, diantaranya pengurusan legalisir dan salinan arsip IMB menjadi wewenang DCKTRP. Layanan Arsip IMB dapat menghubungi nomor WhatsApp 0821-2345-9528. Prosedur lebih lengkap dapat dilihat melalui link berikut ini.
Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutan Arsip.
(Peraturan Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 4 Tahun 2017 Tentang Kearsipan Daerah Pasal 1 ayat (33))Pemeliharaan arsip dinamis terdiri dari pemeliharaan Arsip vital, Arsip aktif dan arsip inaktif baik yang termasuk dalam kategori arsip terjaga maupun arsip umum. Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan
Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja
(Peraturan Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 79 Tahun 2018 tentang Pegelolaan Arsip Dinamis Pasal 1 Ayat (22))Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan penyerahan arsip statis kepada Lembaga Kearsipan. Penyusutan arsip melalui kegiatan:
Anda dapat mengunduh formulir pengisian daftar berkas disini
(Peraturan Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 79 Tahun 2018 tentang Pegelolaan Arsip Dinamis Format 1 dan Format 2)Tata Naskah Dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan, jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengelolaan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. Sistematika pedoman Tata Naskah Dinas meliputi :
Kode dan jenis klasifikasi arsip merupakan tanda pengenal urusan sesuai fungsi dan tugas Unit Kerja, dasar pemberkasan, penataan arsip dan acuan bagi Unit Pengelola dan Unit Kearsipan Pencipta Arsip dalam mengelola Arsip Dinamis untuk membantu menyusun tata letak identitas arsip yang terdiri dari :
Jadwal Retensi Arsip selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan yang dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip yang dimusnahkan, dinilai Kembali dan atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip
(Peraturan Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 79 Tahun 2018 tentang Pegelolaan Arsip Dinamis Pasal 1 Ayat (24))*Untuk informasi lebih lanjut mengenai hal-hal yang tidak tercantum dalam FAQ, silakan menghubungi seksikearsipanjaktim@gmail.com. Estimasi waktu untuk menjawab pertanyaan adalah 2x24 jam (2 hari) pada hari kerja.