Register/input surat keluar dan surat masuk, pemberkasan (menu daftar isi berkas dan daftar berkas), penyimpanan berkas ke dalam boks (menu loksi simpan) sampai penyusutan/emindahan berkas inaktif dari UP ke UK (menu pemindahan arsip) dan akan terus diupdate secara berkala

Untuk staf bisa didaftarkan melalui admin unit SKPD masing-masing sebagai Penata Arsip UP atau UK, untuk Validator UP (Pimpinan UP) dan Verifikator UK (Kasubbag Umpeg/TU) akun single sign on dengan akuan eOffice jadi tidak perlu didaftarkan lagi oleh admin unit, cukup login menggunakan password yang sama dengan eOffice, untuk tipe login yang digunakan pun berbeda. Penata Arsip menggunakan tipe login pengelolaan arsip dan Validator UP/Verifikator UK Menggunakan tipe login penciptaan naskah dinas

Ajukan reset password dengan klik tombol lupa password yang ada dihalaman awal login kemudian menghubungi admin unit SKPD masing-masing untuk persetujuan reset password

Tentu bisa, namun tidak bisa langsung unggah dari DA tersebut, harus menggunakan template yang disediakan di arjuna karena proses penginputan dari DA hanya dapat menggunakan template tersebut yang dikelompokkan berdasarkan jenis arsip/suratnya.

Yang diinput cukup unit kerjanya saja. Bukan jabatannya. Jika unit kerja tersebut belum ada di arjuna cukup input unit kerja/sudin/suban yang membawahi.

Disarankan upload hasil alih media untuk arsip vital saja jadi diletakkan di proses pemberkasan(menu daftar berkas) karena jika wajib input alih media diawal semua akan membuat database penuh.

Jika arsip yang diinput belum di validasi oleh validator UP (ND Internal OPD) atau verifikator UK (ND OPD DKI, ND Non DKI), penata arsip UP bisa mengeditnya sendiri namun jika sudah divalidasi arsip tersebut diperbaiki menggunakan akun validator UP/verifikator UK.

Untuk saat ini hanya media foto untuk selain konvensional dan foto akan di fasilitasi/diupdate kedepannya.

Lebih baik dimasukkan ke 1 berkas kegiatan intinya saja, kalau mau tetap dimasukkan ke berkas yang lainnya juga boleh dibedakan atau dibikin unik di nomor suratnya contoh pakai (1) atau -1 untuk mengetahui kalau surat tersebut merupakan salinan keberapa

Bisa menggunakan menu pencarian arsip atau menu filter di masing-masing menu seperti register arsip, DIB, DB, lokasi simpan, pemindahan arsip. Jika saat dicari dimenu pencarian arsip tidak ada info apapun atau hanya - (strip) doang itu berarti data arsipnya masih dikatalog saja jadi dapat difilter di menu register arsip keluar/arsip masuk menyesuaikan suratnya.

Tidak, dari qrcode/barcode jika discan masih harus login terlebih dahulu sehingga pihak eksternal atau pihak yang tidak berkepentingan tidak akan bisa mengakses aplikasi Arjuna.

Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutan Arsip

• Arsip aktif adalah yang frekuensi penggunaan tinggi/atau terus menerus.
• Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
• Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional perangkat daerah, tidak dapat diperbaharui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

• Penciptaan Arsip
• Penggunaan Arsip
• Pemeliharaan Arsip
• Penyusutan Arsip

• Arsip kepemilikan tanah seperti arsip aset, sertifikat tanah
• Yang menjamin kelangsungan operasional kegiatan instansi, seperti Mou, kontrak kerja.
• Kebijakan instansi yang strategis, seperti hak cipta, copy right, lisensi.
• Keberadaan instansi, akte pendirian instansi, blueprint, rancang bangun, struktur organisasi.
• Bukti kepemilikan barang instansi, seperti kendaraan.

• Penduplikasian
• Pemencaran (dispersial)
• Penyimpanan khusus (Vaulting)

• Pembuatan Arsip, harus diregistrasi, didistribusi dengan pengendalian
• Penerimaan Arsip, harus diregistrasi penerima dan distribusi ke unit pengolah dengan pengendalian

• Penggunaan Arsip diperuntukan bagi kepentingan Pemerintahan Daerah dan masyarakat sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
• Penggunaan Arsip sebagaimana dimaksud diatas yaitu pengguna yang berhak dilaksanakan berdasarkan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.
• Penggunaan arsip bagi kepentingan masyarakat melalui mekanisme PPID.
• Penggunaan Arsip bagi kepentingan Pemerintah Daerah dilakukan melalui mekanisme internal pada tiap perangkat daerah.

Pemeliharaan arsip dinamis terdiri dari pemeliharaan Arsip vital, Arsip aktif dan arsip inaktif baik yang termasuk dalam kategori arsip terjaga maupun arsip umum. Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan

• Pemberkasan dan penyimpanan Arsip Aktif.
• Penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif.
• Ahli media Arsip.

Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan penyerahan arsip statis kepada Lembaga Kearsipan. Penyusutan arsip melalui kegiatan:

• Pemindahan Arsip Inaktif
• Pemusnahan Arsip dan
• Penyerahan Arsip Statis

• Pemindahan Arsip Inaktif yang memiliki jangka waktu simpan di bawah 10 tahun berdasarkan JRA dilakukan dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan pada tiap Perangkat Daerah.
• Pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi paling sedikit 10 tahun berdasarkan JRA dilakukan dari Unit Kearsipan ke Lembaga Kearsipan.
• Pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan perangkat daerah menjadi tanggung jawab Pimpinan Unit Pengolah.
• Pemindahan Arsip Inaktif dari Perangkat Daerah ke Perangkat Daerah bidang Kearsipan menjadi tanggung jawab Pimpinan Perangkat Daerah.
• Kegiatan pemindahan Arsip Inaktif dilakukan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

1. Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang :
• Tidak memiliki nilai guna
• Telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA
• Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang dan
• Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara
2. Pelaksanaan pemusnahan arsip dilakukan berdasarkan :
• Prosedur pembentukan panitia penilai arsip 
• Penyeleksian arsip
• Pembuatan daftar arsip usul musnah
• Penilaian arsip
• Permintaan persetujuan pemusnahan
• Penetapan arsip yang akan dimusnahkan dan
• Pelaksanaan pemusnahan arsip
3. Pemusnahan arsip yang memiliki retensi dibawah 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh pimpinan perangkat daerah setelah mendapat :
• Pertimbangan tertulis dari Panitia Penilaian Arsip dan
• Persetujuan tertulis dari Gubernur
4. Pelaksanaan pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud diatas menjadi tanggung jawab Unit Kearsipan pada Perangkat Daerah
5. Pemusnahan arsip yang memiliki jangka waktu simpan paling sedikit 10 (sepuluh) tahun ditetapkan dengan Keputusan gubernur setelah mendapat :
• Pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip dan
• Persetujuan tertulis dari Kepala ANRI
6. Pelaksanaan pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud diatas menjadi tanggung jawab Lembaga Kearsipan
7. Panitia penilai arsip paling sedikit harus memenuhi unsur :
• Pimpinan Unit Kearsipan
• Inspektorat
• Perangkat Daerah Urusan Kearsipan
• Biro Hukum
• Arsiparis
8. Ketentuan mengenai pemusnahan arsip berlaku secara mutatis mutandis bagi BUMND organisasi kemasyarakat dan perusahaan swasta yang kegiatannya dibiayai dengan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD)

1. Penyerahan Arsip statis kepada Lembaga Kearsipan wajib dilaksanakan oleh :
• Perangkat Daerah
• BUMD, organisasi kemasyarakatan dan perusahaan swasta yang kegiatannya dibiayai dengan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD).
2. Penyerahan Arsip statis dilakukan terhadap arsip yang :
• Memiliki nilai guna kesejarahan
• Telah habis retensinya dan/atau
• Berketerangan dipermanenkan sesuai JRA
3. Prosedur penyerahan Arsip Statis dilakukan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.