Dispusip Jakarta, Indonesia - Banyak orang menganggap arsip hanyalah tumpukan kertas usang yang memenuhi ruangan. Padahal, arsip adalah urat nadi sebuah organisasi dan tulang punggung sejarah suatu bangsa. Di era yang bergerak serba cepat ini, merawat arsip bukan lagi sekadar urusan menyimpan dokumen, melainkan langkah strategis untuk menjamin kepastian hukum, melindungi hak perdata, dan memastikan kelancaran administrasi di masa yang akan datang.

Arsip yang dikelola dengan baik adalah bukti rekam jejak yang tak terbantahkan. Tanpa sistem kearsipan yang mumpuni, sebuah institusi akan kehilangan arah karena hilangnya memori kelembagaan. Jika suatu saat terjadi sengketa, bencana, atau kebutuhan audit, arsip fisik maupun digital yang terawat adalah satu-satunya instrumen yang bisa memberikan jawaban pasti dan objektif. Pentingnya merawat arsip ini tidak hanya berhenti pada tataran teori, tetapi telah diikat oleh landasan hukum yang kuat, baik di tingkat nasional maupun daerah.

Di tingkat nasional, Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) telah menetapkan standar yang ketat. Berdasarkan Peraturan Kepala (Perka) ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis, pemeliharaan arsip merupakan tahapan krusial yang tidak boleh diabaikan. Peraturan ini menjabarkan beberapa alasan fundamental mengapa arsip dinamis (arsip yang masih digunakan langsung dalam kegiatan pencipta arsip) wajib dirawat secara sistematis:

1. Menjamin Keautentikan: Perawatan yang tepat memastikan bahwa dokumen tidak diubah, dipalsukan, atau disalahgunakan, sehingga nilai pembuktiannya di mata hukum tetap sah.
2. Menjaga Keutuhan Informasi: Tata cara pemberkasan dan penataan yang terstandar mencegah hilangnya lembaran penting dari sebuah kesatuan dokumen.
3. Keamanan dan Keselamatan: Dokumen dilindungi dari ancaman fisik seperti kelembapan, hama, kebakaran, hingga akses dari pihak-pihak yang tidak berwenang.

Peraturan Kepala (Perka) ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis  Sumber: https://peraturan.bpk.go.id/Details/194322/peraturan-anri-no-9-tahun-2018

Sebagai pusat pemerintahan dan ekonomi, Provinsi DKI Jakarta memiliki kompleksitas administrasi yang sangat tinggi. Kesadaran akan pentingnya arsip ini tertuang dengan sangat jelas dalam Peraturan Daerah (Perda) Provinsi DKI Jakarta Nomor 4 Tahun 2017 tentang Kearsipan Daerah.

Peraturan ini tidak hanya mengadopsi standar nasional, tetapi juga menyesuaikannya dengan kebutuhan dan tantangan ibu kota. Berikut adalah poin-poin utama mengapa Pemprov DKI Jakarta mewajibkan pengelolaan arsip yang ketat:

1. Arsip Sebagai Instrumen Vital (Pasal 25 & 31): Perda ini menggarisbawahi pentingnya "Arsip Vital", yaitu dokumen yang menjadi prasyarat kelangsungan operasional pencipta arsip dan tidak dapat digantikan jika rusak atau hilang. Pemeliharaannya menjadi tanggung jawab kepala unit kearsipan guna memastikan roda pemerintahan tetap berjalan dalam situasi apa pun.
2. Mitigasi Bencana (Pasal 40): Jakarta memiliki risiko bencana alam seperti banjir. Peraturan ini secara khusus mengamanatkan program pelindungan dan penyelamatan arsip dari bencana. Tanpa perawatan dan penataan yang terpusat serta aman, kerugian akibat bencana tidak hanya berupa kerusakan infrastruktur, tetapi juga hilangnya data penting masyarakat.
3. Pelayanan Publik yang Optimal (Pasal 23): Pengelolaan yang baik (termasuk penggunaan sistem klasifikasi dan akses arsip) diwajibkan agar instansi dapat menyediakan informasi secara cepat dan tepat sasaran kepada masyarakat yang membutuhkan, sesuai dengan standar pelayanan minimal.

Peraturan Daerah (Perda) Nomor 4 Tahun 2017 tentang Kearsipan Daerah Sumber: https://peraturan.bpk.go.id/Details/336171/perda-prov-dki-jakarta-no-4-tahun-2017

Kedua payung hukum di atas—baik Perka ANRI maupun Perda DKI Jakarta—juga telah mengantisipasi masa depan kearsipan melalui proses alih media (digitalisasi). Perda DKI Jakarta No. 4 Tahun 2017 Pasal 33 secara eksplisit mewajibkan pencipta arsip untuk melaksanakan alih media guna melindungi fisik dokumen asli yang rentan rusak dimakan usia, sekaligus mempercepat proses temu-kembali informasi di era modern.

Pada akhirnya, merawat arsip adalah menjaga jembatan yang menghubungkan masa lalu, masa kini, dan masa depan. Mari jadikan pengelolaan arsip sebagai budaya, termasuk melalui digitalisasi arsip. Karena menyelamatkan arsip hari ini sama dengan menyelamatkan hak generasi mendatang. Sebagai wujud nyata komitmen ini, Dispusip Jakarta juga menghadirkan layanan arsip keluarga untuk penyelamatan arsip vital masyarakat.