Sebuah Opini Kearsipan: Visi Dari Data Menuju Pengetahuan

Banyak literatur terutama ilmu manajemen yang menuliskan pembahasan visi pada bagian mukadimah. Pembahasan mengenai visi ibarat sebagai materi wajib yang harus dibahas untuk dapat berlanjut ke materi pembahasan lainnya. Dikutip pada laman web sarjanaekonomi.co.id [Selasa, 2 Juni 2020]  setidaknya ada beberapa pengertian visi yang sering digunakan sebagai rujukan, diantaranya

Visi ialah statement yang berisi arahan yang jelas mengenai apa yang akan dilakukan oleh suatu organisasi di masa depan

(Djamaludin Ancok)

Visi ialah kemampuan untuk melihat pada inti persoalan, pandangan, wawasan apa yang tampak dalam khayal, penglihatan atau pengamatan.

(KBBI)

Visi berkaitan dengan pandangan masa depan, menyangkut kemana instansi pemerintah harus dibawa dan diarahkan agar dapat bekerja secara konsisten dan tetap eksis, antisipatif, inovatif, serta produktif.

(Lembaga Administrasi Negara)

Merujuk pada ketiga definisi mengenai visi diatas, maka dapat disimpulkan bahwa visi sangat menentukan keberhasilan tujuan organisasi di masa depan. Visi akan terjabarkan melalui misi organisasi. Formulasinya jika visi dan misi sinergis maka keberhasilan tujuan organisasi akan tercapai. Namun jika antara visi dan misi tidak sinergis maka keberhasilan tujuan organisasi akan sulit tercapai.

Pada bidang kearsipan visi mengubah data menuju pengetahuan (data to knowlendge) seyogyanya menjadi visi strategis organisasi. Visi ini akan menentukan eksistensi bidang kearsipan di masyarakat. Ada syarat untuk dapat mencapai visi ini diantaranya adanya intervensi yang tepat pada program kearsipan. intervensi dalam bentuk (1) kekuatan intelektual, (2) Teknologi informasi, dan (3) media pengantar pengetahuan. Ketiga bentuk intervensi ini menjadi wajib bagi organisasi kearsipan jika hendak mencapai visi strategis mengubah data menjadi pengetahuan.

• kekuatan intelektual

Kekuatan intelektual dapat dicapai dengan memperkuat SDM Kearsipan. penguasaan bahasa yang tidak hanya pada penguasaan bahasa Inggris, kecakapan penguasaan teknologi informasi pada perangkat lunak dan keras, kecakapan menciptakan inovasi dengan kreatifitas, menjadi bentuk intervensi yang harus dilakukan organisasi kearsipan pada penguatan SDM.

Kini kecenderungan dunia kerja lebih memilih SDM berlatar multi disiplin ilmu dibandingkan SDM yang hanya memiliki mono disiplin ilmu. Salah satu contohnya pada dunia kerja bidang jurnalistik. SDM jurnalistik tidak didominasi oleh SDM yang berlatar belakang pendidikan formal ilmu jurnalistik. Tapi pada kenyataannya, SDM Jurnalistik justru dikuasi oleh SDM yang berlatar belakang ilmu non jurnalistik. Ini sebuah fenomena nyata bahwa personal yang memiliki multi disiplin ilmu lebih menjadi pilihan dalam menghadapi tuntutan dunia kerja saat ini.   

• Ketersediaan Teknologi Informasi

Teknologi informasi yang tepat dan berdaya menjadi keharusan. Teknologi yang dimaksud adalah teknologi informasi yang mendukung siklus alih bentuk data kearsipan menjadi pengetahuan kearsipan. Teknologi informasi kearsipan juga harus berdaya dalam konteks teknologi yang tersedia harus sesuai dengan kapasitas SDM kearsipan. Ketelitian manager pada organisasi kearsipan dalam menentukan kebijakan sangat menentukan keberhasilan intervensi ini. Kebijakan yang diperlukan yaitu kebijakan yang mampu menciptakan atmosfer yang baik bagi organisasi kearsipan melalui teknologi informasi untuk dapat produktif menciptakan pengetahuan yang siap dilayankan ke masyarakat.

Ketersediaan tenaga ahli yang berasal dari sumber tenaga luar (outsourcing) pada fase awal bisa saja dibutuhkan namun pada proses pelaksanaanya harus ada transfer pengetahuan. Transfer pengetahuan ini dimaksudkan untuk SDM kearsipan dapat berjalan mandiri dikemudian hari.

• Media Pengantar Pengetahuan

Media pengantar pengetahuan menjadi intervensi yang paling adaptif dari kedua bentuk intervensi sebelumnya. Adaptif dalam konteks intervensi ini sangat bisa berubah sesuai kecenderungan jaman. Contohnya saat ini, media sosial lebih menjadi media utama pemenuhan kebutuhan informasi masyarakat. kebijakan intervensi media pengantar pengetahuan organisasi kearsipan pun harus mengikuti kecenderungan jaman.

Kemampuan membaca karakakteristik media pengantar perlu terus dikaji dan disesuaikan oleh organisasi kearsipan dalam melayankan pengetahuan kearsipan ke masyarakat. Sebagai contoh karekteristik media sosial yang mengedepankan informasi yang singkat, ringan, dan populer. Karakteristik ini harus cerdas terbaca oleh organisasi kearsipan dalam mengintegrasikan pada produk-produknya.

Pada perkembanganya organisasi kearsipan harus mulai melangkah keluar. Untuk dapat melihat fungsi organisasi kearsipan dari sudut pandang yang lain. Seperti membangun jejaring dengan komunitas, membangun jejaring antara lembaga/organisasi kearsipan serta membangun pola mengantarkan produk yang efektif antara organisasi kearsipan dengan masyarakat. Hal ini penting bagi organisasi kearsipan mendapat input yang berbeda sehingga visi kearsipan dari data menuju pengetahuan menjadi nilai (value) dari sebuah organisasi kearsipan.

Oleh: Ari Imansyah

(Pegawai pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta)