Archivenomic: Sebuah Prespektif

_{Oleh: Ari Imansyah}

_{Kata arcivenomic merupakan kata yang muncul dipikiran penulis ketika membaca unggahan seorang teman yang bekerja di bidang kearsipan mengenai potensi nilai ekonomi arsip. Terbersit paduan kata Archive dan Economic sehingga menjadi kata “archivenomic”. Hal ini sebagai gambaran potensi nilai ekonomi kearsipan yang sangat besar.}

_{Dalam tulisannya melalui unggahan pesan media sosial dideskripsikan bahwa jasa layanan penitipan arsip pada perusahaan arsip swasta senilai Rp. 35.000 / bulan tiap satu boks arsip. Jika disimulisasikan pada suatu perusahaan  yang mengelola penitipan arsip sebanyak 300.000 boks lalu dikali jasa penitipan sebesar  Rp. 35.000/boks lalu dikalikan 12 bulan dalam setahun maka omset yang ada dari jasa penitipan arsip sejumlah 126 milliar rupiah. Angka ini mencengakan karena menyadarkan penulis bahwa pengelolaan kearsipan memiliki potensi ekonomi yang cukup besar. Potensi ini bisa jadi belum dipikirkan oleh para pengelola kearsipan di institusi pemerintah. Padahal potensi itu ada dan sangat mungkin bisa menjadi pendapatan/retribusi positif bagi pemerintah.}

_{Bisnis Model}

_{Bisnis model dari jasa penitipan arsip yakni ada pihak yang menitipkan sejumlah arsip dalam jumlah tertentu yang diperikat dengan suatu perjanjian. perjanjian meliputi klausul biaya jasa titip, mekanisme transfer arsip, jaminan keamanan, layanan purna titip, dan asuransi atas arsip yang dititipkan. perusahaan jasa penitipan arsip harus kredibel dengan memiliki gedung arsip yang baik, memiliki sistem keamanan yang ketat, ketersediaan profesional pengelola arsip, kemudahan akses atas arsip yang dititpkan, ketepatan waktu ketika temu kembali arsip, dan perikatan asuransi atas arsip yang dititipkan. Membangun kepercayaan adalah modal utama perusahaan jasa penitipan arsip. Kepercayaan menjadi masalah terbesar pengelola kearsipan di institusi pemerintah. Intinya adalah pada manajemen.   Manajemen institusi pemerintah yang dinilai lambat, tidak profesional, dan belum sesuai dengan kebutuhan mengakibatkan potensi pendapatan yang ada pada pengelolaan kearsipan hanya menjadi sebuah impian. Banyak BUMD, Sektor Swasta, dan Perseorangan yang lebih memilih perusahaan  arsip swasta dalam menitipkan arsipnya. Padahal modal gedung arsip yang baik, kendaraan arsip, profesi arsiparis, dan sistem/prosedur telah dimiliki oleh  pengelola kearsipan di institusi pemerintah. Kembali lagi persoalan ada pada manajemen.}

_Solusi

_{Setidaknya pengelola kearsipan di institusi pemerintah belum terlambat untuk mulai memburu potensi ekonomi dari pengelolaan arsip. Diperlukan langkah-langkah peningkatan pengelolaan kearsipan sehingga muncul kepercayaan (trust) dari calon  konsumen yang akan memanfaatkan jasa penitipan arsip.}

_{Pertama diperlukan perubahan pola pikir (new ways of thingking) dari seluruh elemen pada pengelola kearsipan di institusi pemerintah. Pola pikir yang harus di tanamkan adalah “kepercayaan” merupakan modal utama lembaga kearsipan. Kepercayaan diperoleh dengan profesionalitas kerja arsiparis, ketersediaan gedung arsip yang laik, SOP keamanan yang diberlakukan dengan ketat di lapangan, saluran akses arsip yang mudah, kecepatan ketika temu kembali arsip, dan  layanan purna titip yang baik. Hal ini menjadi syarat utama jika pengelola kearsipan di institusi pemerintah hendak memiliki peranan yang lebih besar dalam mengejar potensi pendapat/retribusi dari kearsipan.}

_{Kedua diperlukan strategi social validation yang tepat. Social validation adalah upaya psikologis membentuk persepsi yang bertujuan menghasilkan respon yang membenarkan atas apa yang dilakukan. Iklan adalah salah satu bentuk social validation. Pemanfatan artis yang cantik atau keren, eksposur manfaat produk, eksposur keunggulan produk dan terus menerus dipertontonkan ke calon konsumen maka akan mengiring persepsi calon konsumen untuk tergerak membeli produk. Karena dengan membeli produk yang ditawarkan calon konsumen diberikan jaminan bisa cantik atau keren seperti apa yang dipertontonkan pada iklan yang terus menerus diulang sehingga memunculkan persepsi pembenaran. Itulah bagaimana strategi social validation bekerja.Pengelola kearsipan di institusi pemerintah harus memulai membangun strategi social validationyang tepat. Pengelola kearsipan di institusi pemerintah harus berani mengekspose sarana prasarana kearsipan yang dimiliki melalui iklan dan media sosial. Pengelola kearsipan di institusi pemerintah harus berani melakukan exposur atas kecangihan sistem dan penerapan SOP yang konsisten diterapkan ketat di lapangan. Pengelola kearsipan di institusi pemerintah harus berani menampilkan keunggulan jasa layanan yang ditawarkan. pengelola kearsipan di institusi pemerintah harus terus menerus melakukan strategi social validation kepada calon konsumen seperti BUMD, sektor swasta ataupun perseorangan hingga mereka pada akhirnya menggunakan produk jasa layanan titip arsip di institusi pemerintah. Ini menjadi kunci keberhasilan pengelola kearsipan di institusi pemerintah untuk mengejar potensi ekonomi kearsipan bukan hanya sekedar impian. Mari berdiskusi!}