DISPUSIP–Kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan DKI Jakarta (Dispusip) mendadak  ramai dikunjungi rombongan yang didominasi oleh perempuan berseragam oranye, mereka adalah mahasiswa-mahasiswi semester 5 Akademi Sekertari Mardini Santa Maria Semarang.

Menurut Krisna Dewantoro salah satu mahasiswa ASM Santa Maria tersebut mengatakan bahwa Ini adalah kunjungan kesekian kalinya ASM Santa Maria Semarang untuk melakukan studi banding (benchmarking), dalam rangka mendengar dan melihat langsung bagaimana pengelolaan arsip yang baik.

Acara berlangsung akrab diawali dengan penerimaan Dispusip yang diwakili oleh Kepala Bidang Pengelolaan Kearsipan Jamhuri Androva dan Kepala Bidang Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan Mimi Karminingsih dan salah satu dosen pendamping.

Paparan tentang kearsipan dibawakan oleh Bidang Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan dengan materi seputar pengelolaan arsip sejak diciptakan sampai dengan masa retensinya, sesi dialog adalah sesi yang ditunggu-tunggu dimana adik-adik mahasiswa  mencari titik temu dan benang merah antara teori yang didapat di bangku kuliah dengan realisasinya. Seperti bagaimana proses retensi atau pemusnahan arsip, yang dijawab oleh Haryana selaku Arsiparis Dispusip, “Pemusnahan arsip dilakukan pada arsip fisik (kertas-red) dan digitalnya, arsip inaktif yang dibawah 10 tahun harus meminta rekomendasi dari gubernur, sedangkan di atas 10 tahun harus meminta rokemendasi dari ANRI,” tutur Haryana menjelaskan. Lebih lanjut lagi Ruhyat Dinata arsiparis madya Dispusip menambahkan bahwa arsip yang dikelola di Depo arsip adalah arsip statis dan arsip inaktif yang retensinya di atas 10 tahun.

 Pada sesi berikutnya adik-adik mahasiswa dan mahasiswi ini diajak untuk melihat langsung proses pengelolaan arsip Statis. Kemudian mereka diajak mengunjungi ruang Data Center sebagai pusat pengolahan data Dispusip dan serta ruang sekretariat untuk mengetahui bagaimana arsip dinamis dikelola dengan menggunakan aplikasi SIKD.

Ketika ditanya mengapa Dispusip Provinsi DKI Jakarta yang dipilih untuk tujuan studi banding, mahasiswa jurusan sekertari manajemen perkantoran ini mengatakan bahwa DKI Jakarta merupakan benchmarking bagi daerah lain, dengan teknologi yang lebih maju, sehingga sudah tepat jika mereka ingin menimba ilmu disini. Tidak hanya Dispusip DKI Jakarta, dihari berikutnya mereka akan mengunjungi Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia

Nuansa senang dan puas terpancar dari wajah-wajah mereka saat selesainya semua rangkaian acara, semoga kontribusi Dispusip ini bisa mewarnai langkah-langkah mereka kedepan dalam membangun merangkai sejarah bangsa. Sampai bertemu dikesempatan berikutnya. (Narasi:andi/edited:thian)